Nội quy lao động là văn bản bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, phải có đủ 9 nội dung tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, đăng ký trong 10 ngày kể từ khi ban hành theo Điều 119, và chỉ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo Điều 121. Thiếu nội dung bắt buộc hoặc chưa đăng ký, nội quy không có giá trị làm căn cứ xử lý kỷ luật, đồng thời doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Nhiều doanh nghiệp tại Đồng Nai chỉ copy mẫu nội quy trên mạng, không rà soát lại cho đúng loại hình kinh doanh, không nộp đăng ký, hoặc niêm yết không đầy đủ. Đến khi xảy ra tranh chấp, kỷ luật lao động, mới phát hiện nội quy chưa từng có hiệu lực pháp lý.
Bài viết này giúp bộ phận nhân sự và chủ doanh nghiệp tại Biên Hòa, Long Thành, Trảng Bom, Nhơn Trạch, Long Khánh xây dựng, đăng ký nội quy lao động đúng Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP (còn hiệu lực năm 2026), tránh bị xử phạt và bảo đảm căn cứ xử lý kỷ luật về sau.
Mục lục
- Nội quy lao động là gì? Khi nào bắt buộc?
- 9 nội dung bắt buộc của nội quy lao động (Điều 118)
- Quy trình xây dựng nội quy lao động đúng luật
- Thủ tục đăng ký nội quy lao động (Điều 119, 120)
- Nội quy lao động có hiệu lực khi nào? (Điều 121)
- Niêm yết, thông báo nội quy lao động
- Sai lầm phổ biến khiến nội quy lao động vô hiệu, bị phạt
- Câu hỏi thường gặp
Nội quy lao động là gì? Khi nào bắt buộc?
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ, điều hành sản xuất – kinh doanh, trật tự tại nơi làm việc và trách nhiệm xử lý vi phạm, theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành bằng văn bản, nhưng nếu đã ban hành thì vẫn phải bảo đảm đủ nội dung và không cần đăng ký; nếu không ban hành nội quy, các quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
9 nội dung bắt buộc của nội quy lao động (Điều 118 Bộ luật Lao động 2019)
Nội quy lao động không được trái pháp luật, không được trái thỏa ước lao động tập thể (nếu có), và phải có đủ các nội dung chủ yếu sau, được Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết:
| STT | Nội dung bắt buộc | Yêu cầu cụ thể |
|---|---|---|
| 1 | Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi | Thời giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, 1 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, kết thúc ca; làm thêm giờ (nếu có); nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ tết, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng |
| 2 | Trật tự tại nơi làm việc | Phạm vi làm việc, đi lại; cách thức tổ chức theo nhiệm vụ, không vi phạm tại nơi làm việc |
| 3 | An toàn, vệ sinh lao động | Trách nhiệm nắm vững quy định an toàn, vệ sinh lao động; sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc |
| 4 | Phòng, chống quấy rối tình dục; trình tự xử lý | Nghiêm cấm hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; quy định cụ thể về hành vi được coi là quấy rối; trình tự, thủ tục xử lý khiếu nại, tố cáo và xử lý người vi phạm |
| 5 | Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ | Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao |
| 6 | Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm việc khác | Các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động |
| 7 | Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý kỷ luật | Liệt kê cụ thể hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với từng hình thức xử lý kỷ luật tại Điều 124 |
| 8 | Trách nhiệm vật chất | Các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; mức bồi thường |
| 9 | Người có thẩm quyền xử lý vi phạm kỷ luật lao động | Là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động, hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy |
Nội dung xử lý kỷ luật lao động trong nội quy phải thống nhất với nguyên tắc, thời hiệu, hình thức tại Điều 122-128 Bộ luật Lao động 2019 – không được tự đặt thêm hình thức kỷ luật ngoài 4 hình thức pháp luật cho phép.
Quy trình xây dựng nội quy lao động đúng luật
Bước 1: Rà soát đặc thù hoạt động của doanh nghiệp
Xác định ngành nghề, số lượng lao động, ca kíp, rủi ro an toàn lao động đặc thù để xây dựng nội dung phù hợp, không sao chép máy móc mẫu có sẵn.
Bước 2: Soạn thảo đủ 9 nội dung bắt buộc
Bảo đảm không trái pháp luật, không trái thỏa ước lao động tập thể, dùng ngôn ngữ rõ ràng, tránh quy định chung chung khó áp dụng khi xử lý kỷ luật trên thực tế.
Bước 3: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) đối với nơi có tổ chức này.
Bước 4: Ban hành nội quy lao động
Người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền ký ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Bước 5: Đăng ký và niêm yết
Nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành (nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên) và thông báo, niêm yết nội quy đến toàn thể người lao động.
Thủ tục đăng ký nội quy lao động (Điều 119, 120 Bộ luật Lao động 2019)
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Tại Đồng Nai, chức năng quản lý nhà nước về lao động hiện do Sở Nội vụ đảm nhiệm sau khi hợp nhất với ngành Lao động – Thương binh và Xã hội; doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp để xác nhận đầu mối tiếp nhận hồ sơ cụ thể trong giai đoạn chuyển đổi mô hình chính quyền 2 cấp.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động.
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, nếu nội quy lao động có nội dung trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận phải thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào? (Điều 121)
Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ. Trước thời điểm này, doanh nghiệp chưa thể viện dẫn nội quy để xử lý kỷ luật lao động.
Đối với doanh nghiệp dưới 10 người lao động không bắt buộc đăng ký, nếu ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì người sử dụng lao động tự quyết định và ghi rõ thời điểm có hiệu lực ngay trong nội quy.
Niêm yết, thông báo nội quy lao động
Theo Điều 118 khoản 3, người sử dụng lao động phải thông báo nội quy lao động đến toàn thể người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh nên niêm yết tại từng địa điểm làm việc, đồng thời gửi bản điện tử qua email hoặc hệ thống nội bộ để bảo đảm người lao động đã được tiếp cận đầy đủ.
Sai lầm phổ biến khiến nội quy lao động vô hiệu, bị xử phạt
| Sai lầm | Hệ quả pháp lý |
|---|---|
| Sao chép mẫu có sẵn, thiếu 1 trong 9 nội dung bắt buộc tại Điều 118 | Nội quy không đầy đủ, dễ bị cơ quan đăng ký yêu cầu sửa đổi, kéo dài thời điểm có hiệu lực |
| Không nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành | Vi phạm Điều 119; doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên không có căn cứ hợp pháp để viện dẫn nội quy khi xảy ra tranh chấp |
| Xử lý kỷ luật dựa trên nội quy chưa đủ 15 ngày kể từ khi nộp đủ hồ sơ | Nội quy chưa có hiệu lực theo Điều 121; quyết định kỷ luật dựa trên nội quy này có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật |
| Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động trước khi ban hành (nơi có tổ chức này) | Vi phạm thủ tục ban hành, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của nội quy khi có tranh chấp |
| Không niêm yết, không thông báo nội quy đến người lao động | Người lao động có thể viện dẫn không biết quy định để phản đối quyết định kỷ luật |
| Không ban hành nội quy lao động bằng văn bản dù sử dụng từ 10 lao động trở lên | Bị xử phạt hành chính theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động hiện hành (Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/9/2026) |
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp dưới 10 lao động có bắt buộc phải có nội quy lao động không?
Không bắt buộc ban hành bằng văn bản và không phải đăng ký. Tuy nhiên, nếu không ban hành nội quy, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận cụ thể ngay trong hợp đồng lao động để có căn cứ áp dụng khi cần thiết.
Nội quy lao động chưa đăng ký có dùng để sa thải người lao động được không?
Không nên. Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động của doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký chỉ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Dùng nội quy chưa có hiệu lực để sa thải tiềm ẩn rủi ro bị tòa tuyên quyết định sa thải trái pháp luật.
Sửa đổi, bổ sung nội quy lao động có phải đăng ký lại không?
Có. Việc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động phải thực hiện theo đúng trình tự ban hành mới và đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền như khi ban hành lần đầu.
Doanh nghiệp tại Đồng Nai nên làm gì nếu chưa có nội quy lao động hoặc nội quy đã lỗi thời?
Nên rà soát lại toàn bộ 9 nội dung bắt buộc đối chiếu quy định hiện hành, cập nhật các điều khoản về phòng chống quấy rối tình dục, an toàn vệ sinh lao động, và tốt nhất nên tham khảo ý kiến luật sư chuyên lao động – doanh nghiệp trước khi ban hành để tránh phải sửa đổi, đăng ký lại nhiều lần.
Kết luận
Nội quy lao động đúng luật đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng đủ 9 nội dung tại Điều 118, đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, và chỉ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Một nội quy xây dựng sơ sài hoặc chưa đăng ký không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính mà còn mất đi căn cứ pháp lý quan trọng nhất khi cần xử lý kỷ luật lao động.
Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính tham khảo pháp luật chung, được biên soạn căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Nghị định 283/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực tại thời điểm đăng tải. Bài viết không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý cụ thể của luật sư đối với từng doanh nghiệp. Để được tư vấn chính xác theo tình huống cụ thể, vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty Luật Chính Danh.
Bài viết liên quan
- Xử lý kỷ luật lao động đúng luật 2026 cho doanh nghiệp
- Chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật 2026 cho doanh nghiệp
- Luật sư tư vấn tranh chấp lao động tại Đồng Nai
Được tư vấn/kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Văn Duẩn – Giám đốc Công ty Luật TNHH MTV Luật Chính Danh, 10 năm công tác Tòa án, 7 năm hành nghề luật sư thực chiến tại Đồng Nai.
Địa chỉ: 8/4 đường Nguyễn Du, KP. Bình Thành, P. Trấn Biên, TP. Biên Hòa, Đồng Nai | Hotline/Zalo: 0907 399 266 | Website: luatsuuytindongnai.com