Luật sư Phạm Văn Duẩn biên soạn dựa trên Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP) quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Một số chi tiết về điều kiện cụ thể của từng vị trí công việc và việc phân cấp thẩm quyền tại địa phương chưa được xác minh đầy đủ từ văn bản gốc, được ghi rõ trong bài; doanh nghiệp nên nhờ luật sư kiểm tra lại trước khi nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài mà không xin giấy phép lao động cho người nước ngoài đúng quy định có thể bị xử phạt và người lao động có thể bị buộc xuất cảnh. Ngược lại, nộp hồ sơ thiếu hoặc sai điều kiện khiến thời gian chờ kéo dài, ảnh hưởng tiến độ dự án.
Nếu doanh nghiệp của bạn tại Đồng Nai đang chuẩn bị hồ sơ cho chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài, luật sư doanh nghiệp tại Công ty Luật Chính Danh có thể rà soát điều kiện và hồ sơ trước khi nộp. Điện thoại, Zalo: 0907 399 266.
- Khi nào người nước ngoài cần giấy phép lao động
- Các trường hợp được miễn giấy phép lao động
- Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
- Hồ sơ xin giấy phép lao động
- Trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động
- Thời hạn và gia hạn giấy phép lao động
- Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động
- Một tình huống giả định
- Rủi ro thường gặp
- Câu hỏi thường gặp
- Khi nào nên nhờ luật sư
Khi nào người nước ngoài cần giấy phép lao động
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam từ 90 ngày trở lên trong một năm dương lịch phải có giấy phép lao động cho người nước ngoài trước khi bắt đầu làm việc, trừ các trường hợp được miễn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp sử dụng lao động có trách nhiệm xin cấp giấy phép này cho người lao động.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực từ ngày 7/8/2025, thay thế các quy định tương ứng tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Nghị định mới gộp hai quy trình trước đây (báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động) thành một thủ tục, đồng thời cho phép nộp hồ sơ số hóa qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Các trường hợp được miễn giấy phép lao động
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm dương lịch (tính từ 1/1 đến 31/12) được miễn giấy phép lao động, nhưng doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.
Nghị định liệt kê tổng cộng 15 trường hợp miễn giấy phép lao động, bao gồm cả một số vị trí trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo hoặc chuyển đổi số quốc gia được bộ, ngành hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận. Bài viết chưa có đủ danh mục chi tiết của toàn bộ 15 trường hợp này từ văn bản gốc; doanh nghiệp cần tra cứu Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP hoặc nhờ luật sư đối chiếu trường hợp cụ thể trước khi áp dụng.
Trường hợp đủ điều kiện miễn, doanh nghiệp vẫn nên xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để có căn cứ khi cơ quan chức năng kiểm tra; giấy xác nhận này được gia hạn một lần, không quá 2 năm.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Người nước ngoài phải đáp ứng điều kiện chung về năng lực hành vi dân sự, sức khỏe phù hợp, không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, và được doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam có nhu cầu sử dụng ở vị trí công việc phù hợp với quy định. Với vị trí chuyên gia, Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu một trong hai điều kiện:
- có trình độ từ đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến; hoặc
- có trình độ đại học và ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực được khuyến khích phát triển như khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc một số lĩnh vực kinh tế – xã hội ưu tiên khác.
Điều kiện cụ thể cho vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành và lao động kỹ thuật theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP chưa được xác minh đầy đủ từ văn bản gốc tại thời điểm biên soạn bài này; một số nguồn chuyên môn chỉ cho biết điều kiện chứng minh với các vị trí này đã được giảm bớt so với quy định cũ, không nêu chi tiết số năm kinh nghiệm hoặc bằng cấp cụ thể. Doanh nghiệp nên nhờ luật sư tra cứu Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP trước khi xác định hồ sơ cho từng vị trí.
Hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài thường gồm: văn bản đề nghị của doanh nghiệp; giấy khám sức khỏe do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam cấp; phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải người đang trong thời gian chấp hành hình phạt; văn bản, bằng cấp chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với vị trí; 2 ảnh màu; bản sao hộ chiếu còn giá trị.
Theo tóm tắt từ các nguồn chuyên môn, việc đăng tuyển lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài chỉ bắt buộc trong ba trường hợp: thực hiện hợp đồng lao động trực tiếp, tham gia gói thầu hoặc dự án tại Việt Nam, hoặc làm việc cho cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam; thời gian đăng tuyển tối thiểu 5 ngày trước khi nộp hồ sơ.
Thành phần hồ sơ đầy đủ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP có thể có thêm giấy tờ khác tùy từng vị trí và từng trường hợp (ví dụ di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng, nhà đầu tư…). Bài viết nêu các giấy tờ thường gặp; doanh nghiệp nên nhờ luật sư rà soát hồ sơ cụ thể trước khi nộp để tránh thiếu sót.
Trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm các bước chính:
- Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (xem mục bên dưới), có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Nhận kết quả: nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động; nếu không đủ điều kiện, cơ quan trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thời hạn và gia hạn giấy phép lao động
Theo Điều 21 khoản 1 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động có thời hạn theo thời hạn của một trong các căn cứ như hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc, thỏa thuận quốc tế hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, nhưng tối đa không quá 2 năm. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, thời gian gia hạn cũng không quá 2 năm; hết thời hạn gia hạn mà vẫn còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp phải làm hồ sơ xin cấp mới.
Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động
Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp việc này cho cơ quan chuyên môn khác thực hiện.
Việc phân cấp cụ thể cho cơ quan nào (ví dụ Sở Nội vụ, hoặc trước đây là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) và có ủy quyền một phần thủ tục cho Ủy ban nhân dân cấp xã hay không là tùy quyết định riêng của từng địa phương. Quy định này có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành phố và có thể thay đổi theo thời gian.
Bài viết không nêu tên cơ quan cụ thể tại thành phố Đồng Nai vì chưa xác minh được quyết định phân cấp hiện hành; doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân thành phố Đồng Nai hoặc nhờ luật sư xác nhận trước khi nộp hồ sơ.
Một tình huống giả định
Giả định doanh nghiệp Y tại Đồng Nai muốn tuyển một chuyên gia nước ngoài có trình độ đại học và 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan trực tiếp đến vị trí dự kiến, dự định làm việc tại Việt Nam trong 18 tháng theo hợp đồng lao động. Vì thời gian làm việc trên 90 ngày, doanh nghiệp Y phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài trước khi chuyên gia này bắt đầu làm việc, không thuộc trường hợp miễn.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh trình độ, kinh nghiệm và nộp tại cơ quan có thẩm quyền của địa phương nơi chuyên gia làm việc.
Rủi ro thường gặp
- Để người lao động làm việc trước khi có giấy phép. Có thể bị xử phạt và ảnh hưởng đến việc gia hạn, xin cấp mới sau này.
- Nhầm trường hợp miễn giấy phép lao động. Không phải mọi công việc ngắn hạn đều được miễn; cần xác định đúng căn cứ miễn trước khi bỏ qua thủ tục.
- Hồ sơ chứng minh kinh nghiệm không rõ ràng. Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật đúng quy định.
- Nộp hồ sơ tại cơ quan không đúng thẩm quyền. Do việc phân cấp khác nhau giữa các địa phương, nộp sai nơi có thể làm chậm tiến độ cấp phép.
- Chậm làm thủ tục gia hạn. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần; cần theo dõi thời hạn để chuẩn bị hồ sơ cấp mới kịp thời nếu cần tiếp tục sử dụng lao động.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài làm việc bao lâu thì phải xin giấy phép lao động?
Từ 90 ngày trở lên trong một năm dương lịch, trừ các trường hợp được miễn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Giấy phép lao động cho người nước ngoài có thời hạn tối đa bao lâu?
Theo Điều 21 khoản 1 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tối đa không quá 2 năm cho mỗi lần cấp, và được gia hạn một lần không quá 2 năm.
Ai có trách nhiệm xin giấy phép lao động: doanh nghiệp hay người lao động?
Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài có trách nhiệm chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.
Hồ sơ xét duyệt mất bao lâu?
Theo quy định hiện hành, thời hạn xét duyệt là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Không xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có bị xử phạt không?
Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và người lao động có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo quy định của pháp luật; bài viết không nêu mức phạt cụ thể vì cần xác minh thêm, nên liên hệ luật sư nếu phát sinh tình huống này.
Giấy phép lao động hết hạn gia hạn một lần rồi thì làm sao?
Doanh nghiệp phải làm hồ sơ xin cấp giấy phép lao động mới nếu vẫn còn nhu cầu sử dụng người lao động đó.
Khi nào nên nhờ luật sư
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị tuyển dụng chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài, việc nhờ luật sư rà soát điều kiện và hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài trước khi nộp giúp giảm rủi ro bị trả hồ sơ hoặc chậm tiến độ, đặc biệt với các trường hợp miễn giấy phép hoặc phân cấp thẩm quyền chưa rõ ràng tại địa phương.
Công ty Luật Chính Danh tại thành phố Đồng Nai, do Luật sư Giám đốc Phạm Văn Duẩn phụ trách, tư vấn thủ tục giấy phép lao động cho người nước ngoài và các thủ tục doanh nghiệp liên quan. Địa chỉ: 8/4 Nguyễn Du, Khu phố Bình Thành, phường Trấn Biên, thành phố Đồng Nai. Điện thoại, Zalo: 0907 399 266. Xem thêm bài soạn điều lệ công ty, giải thể doanh nghiệp hoặc trang tư vấn doanh nghiệp. Việc tư vấn không bảo đảm trước kết quả giải quyết của cơ quan nhà nước.
Nguồn tham khảo: Tóm tắt Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Luật Việt An; Bản tin Nghị định 219/2025/NĐ-CP, KPMG Việt Nam; Thời hạn giấy phép lao động từ 7/8/2025, Thư Viện Pháp Luật. Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý trực tiếp cho từng vụ việc; một số nội dung chưa xác minh đầy đủ từ văn bản gốc đã được ghi chú rõ trong bài.
Xem thêm: Nộp hồ sơ giấy phép lao động ở đâu tại Đồng Nai 2026 (sau sáp nhập).