Luật sư Phạm Văn Duẩn biên soạn dựa trên Điều 12, Điều 24, Điều 47, Điều 51, Điều 58 và Điều 59 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (đã được sửa đổi, bổ sung). Bài giải thích quy định chung, chưa phải ý kiến về điều lệ riêng của doanh nghiệp bạn.
Hai người bạn góp vốn mở công ty, tải một bản điều lệ mẫu trên mạng, điền tên rồi ký cho xong — không ai thực sự soạn điều lệ công ty theo đúng nghĩa. Hai năm sau họ bất đồng về việc ai được ký hợp đồng lớn, bao giờ chia lợi nhuận, và khi một người muốn rút thì công ty phải mua lại phần vốn ra sao. Điều lệ mẫu im lặng ở đúng những chỗ đó.
Nếu công ty của bạn ở Đồng Nai chuẩn bị soạn điều lệ công ty hoặc sửa đổi điều lệ, bạn có thể nhờ luật sư doanh nghiệp tại Công ty Luật Chính Danh đọc lại từng điều khoản trước khi các thành viên ký. Điện thoại, Zalo: 0907 399 266.
Mục lục
- Soạn điều lệ công ty là gì và phải có những nội dung nào?
- Điều khoản 1: người đại diện theo pháp luật
- Điều khoản 2: vốn điều lệ và phần vốn góp
- Điều khoản 3: quyền và nghĩa vụ của thành viên
- Điều khoản 4: cách thông qua quyết định và giải quyết tranh chấp nội bộ
- Điều khoản 5: mua lại phần vốn góp
- Điều khoản 6: chia lợi nhuận và xử lý lỗ
- Điều khoản 7: giải thể và sửa đổi điều lệ
- Ai ký điều lệ khi đăng ký và khi sửa đổi?
- Một tình huống giả định
- Những sai sót thường gặp khi soạn điều lệ công ty
- Câu hỏi thường gặp
- Lúc nào cần luật sư soạn điều lệ công ty
Soạn điều lệ công ty là gì và phải có những nội dung nào?
Soạn điều lệ công ty là lập văn bản gồm bản nộp khi đăng ký doanh nghiệp và các bản sửa đổi trong quá trình hoạt động, và là bước các thành viên nên làm cẩn thận ngay từ đầu. Điều 24 khoản 2 Luật Doanh nghiệp liệt kê 13 nhóm nội dung bắt buộc, từ tên, vốn, người đại diện đến cách quyết định, chia lợi nhuận và giải thể.
Theo Điều 24 khoản 1, điều lệ công ty bao gồm điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và điều lệ sửa đổi, bổ sung được thông qua trong quá trình hoạt động. Điều này nghĩa là điều lệ không phải giấy tờ ký một lần rồi cất ngăn kéo; mỗi lần thay đổi vốn, thành viên hay người đại diện đều có thể kéo theo việc sửa điều lệ.
Điều 24 khoản 2 yêu cầu điều lệ phải có các nội dung sau, ở mỗi công ty được điều chỉnh theo loại hình:
- tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện (điểm a); ngành, nghề kinh doanh (điểm b);
- vốn điều lệ (điểm c) và thông tin, phần vốn góp của thành viên hoặc cổ đông sáng lập (điểm d);
- quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông (điểm đ); cơ cấu tổ chức quản lý (điểm e);
- số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật (điểm g);
- thể thức thông qua quyết định và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ (điểm h);
- căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương, thưởng của người quản lý và kiểm soát viên (điểm i);
- trường hợp thành viên, cổ đông có thể yêu cầu công ty mua lại phần vốn hoặc cổ phần (điểm k);
- nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ (điểm l);
- trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thanh lý tài sản (điểm m); thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ (điểm n).
Bảy điều khoản dưới đây là những chỗ theo kinh nghiệm tư vấn của chúng tôi hay phát sinh tranh chấp nhất khi điều lệ được soạn qua loa. Cách chọn bảy điều khoản này là đánh giá thực tế, không phải danh sách do luật quy định.
Điều khoản 1: người đại diện theo pháp luật
Điều 12 khoản 2 Luật Doanh nghiệp cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, và điều lệ phải ghi số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của họ. Nếu có nhiều người mà điều lệ không phân chia quyền hạn, mỗi người đều có quyền nhân danh công ty giao dịch với bên thứ ba, và tất cả cùng chịu trách nhiệm liên đới với thiệt hại của công ty.
Đây là điểm dễ bị bỏ sót nhất. Một điều lệ chỉ ghi “Giám đốc là người đại diện” nhưng sau đó công ty bổ nhiệm thêm một người nữa mà không sửa điều lệ có thể rơi vào tình huống cả hai cùng đại diện không giới hạn.
Điều 12 khoản 3 còn buộc doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu người duy nhất sắp xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác. Điều lệ nên có sẵn cơ chế để việc ủy quyền này không làm gián đoạn hoạt động của công ty.
Điều khoản 2: vốn điều lệ và phần vốn góp
Điều 24 khoản 2 điểm c và điểm d yêu cầu điều lệ ghi vốn điều lệ và phần vốn góp, giá trị vốn góp của từng thành viên. Nhiều điều lệ chỉ ghi tổng vốn, không ghi hình thức góp, thời hạn góp hay hệ quả khi góp chậm, trong khi Điều 47 Luật Doanh nghiệp đã đặt hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để góp đủ.
Theo Điều 47 khoản 3, hết hạn mà chưa góp, thành viên đó đương nhiên không còn là thành viên; thành viên góp chưa đủ được hưởng quyền tương ứng với phần đã góp. Điều lệ có thể nhắc lại các hệ quả này và nêu rõ cách xử lý phần vốn thiếu để tránh hiểu lầm. Đây là một trong những nội dung dễ bị ghi sơ sài nhất khi soạn điều lệ công ty. Chi tiết xem bài góp vốn điều lệ khi thành lập công ty.
Điều khoản 3: quyền và nghĩa vụ của thành viên
Điều 24 khoản 2 điểm đ yêu cầu điều lệ nêu quyền và nghĩa vụ của thành viên (ở công ty TNHH) hoặc cổ đông (ở công ty cổ phần). Điều lệ mẫu thường chép lại luật một cách chung chung, trong khi điều thực sự cần là các quy định riêng phù hợp với thỏa thuận giữa các bên: ai được tiếp cận sổ sách, ai được đề cử người quản lý, nghĩa vụ không cạnh tranh nếu các bên muốn.
Nếu các thành viên có thỏa thuận riêng bằng hợp đồng nhưng điều lệ nói khác, hai văn bản dễ mâu thuẫn. Luật sư thường rà hai văn bản cùng lúc để thống nhất nội dung trước khi ký.
Điều khoản 4: cách thông qua quyết định và giải quyết tranh chấp nội bộ
Điều 24 khoản 2 điểm h yêu cầu điều lệ nêu thể thức thông qua quyết định của công ty và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, luật đã đặt các mức mặc định, và điều lệ có thể quy định khác.
| Nội dung | Mức mặc định theo luật | Căn cứ |
|---|---|---|
| Điều kiện tiến hành họp lần thứ nhất | Thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên | Điều 58 khoản 1 |
| Họp lần thứ hai nếu lần một không đủ | Từ 50% vốn điều lệ trở lên | Điều 58 khoản 2 điểm a |
| Họp lần thứ ba nếu lần hai không đủ | Tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp | Điều 58 khoản 2 điểm b |
| Thông qua nghị quyết thông thường | Từ 65% tổng số vốn góp của thành viên dự họp trở lên tán thành | Điều 59 khoản 3 điểm a |
| Sửa đổi điều lệ, tổ chức lại, giải thể, bán tài sản từ 50% tổng tài sản trở lên | Từ 75% tổng số vốn góp của thành viên dự họp trở lên tán thành | Điều 59 khoản 3 điểm b |
| Thông qua bằng lấy ý kiến bằng văn bản | Thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành (tỷ lệ cụ thể do điều lệ quy định) | Điều 59 khoản 5 |
Theo nội dung Điều 58 và Điều 59 mà chúng tôi đối chiếu, các tỷ lệ này áp dụng khi điều lệ không quy định khác; riêng tỷ lệ họp lần thứ nhất và tỷ lệ lấy ý kiến bằng văn bản được luật giao cho điều lệ quy định cụ thể. Vì vậy, nếu các thành viên muốn bảo vệ vị thế của người sở hữu ít vốn, hoặc ngược lại muốn quyết định nhanh hơn, họ cần ghi rõ trong điều lệ thay vì để luật tự điền.
Về tranh chấp nội bộ, điều lệ cần nói rõ thứ tự: thương lượng, hòa giải, rồi mới đến Tòa án hoặc trọng tài nếu các bên chọn. Điều lệ im lặng thì các bên thường vào thẳng tố tụng, tốn thời gian và làm lộ nội bộ công ty.
Điều khoản 5: mua lại phần vốn góp
Điều 24 khoản 2 điểm k yêu cầu điều lệ nêu các trường hợp thành viên có thể yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp. Điều 51 Luật Doanh nghiệp đã quy định ba trường hợp: thành viên biểu quyết không tán thành nghị quyết về sửa đổi quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc Hội đồng thành viên, nghị quyết tổ chức lại công ty, và các trường hợp khác ghi trong điều lệ.
Theo Điều 51, yêu cầu phải bằng văn bản và gửi công ty trong 15 ngày kể từ ngày nghị quyết được thông qua (khoản 2). Trong 15 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu, công ty mua lại theo giá thị trường hoặc giá theo nguyên tắc trong điều lệ, trừ khi các bên thỏa thuận giá khác (khoản 3). Công ty chỉ được thanh toán nếu sau đó vẫn thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.
Nếu công ty không thể thanh toán, theo khoản 4 thành viên có quyền tự do chuyển nhượng phần vốn cho thành viên khác hoặc người ngoài công ty. Điều lệ nên nêu sẵn nguyên tắc định giá, vì “giá thị trường” của phần vốn trong công ty không niêm yết rất dễ gây tranh cãi.
Điều khoản 6: chia lợi nhuận và xử lý lỗ
Điều 24 khoản 2 điểm l yêu cầu điều lệ ghi nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh. Đây là chỗ bất đồng khi công ty bắt đầu có lãi: một bên muốn chia ngay, bên kia muốn giữ lại tái đầu tư.
Một điều lệ tốt sẽ nêu ai quyết định việc chia, theo tỷ lệ nào, vào thời điểm nào trong năm, có trích quỹ dự phòng hay không, và lỗ được xử lý ra sao. Bài này không nêu các điều kiện pháp lý chi tiết về chia lợi nhuận vì chưa đối chiếu hết các điều khoản về điều kiện chi trả; hãy kiểm tra thêm khi soạn.
Điều khoản 7: giải thể và sửa đổi điều lệ
Điều 24 khoản 2 điểm m và điểm n yêu cầu điều lệ ghi các trường hợp giải thể, trình tự giải thể, thanh lý tài sản và thể thức sửa đổi điều lệ. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Điều 59 khoản 3 điểm b mặc định cần ít nhất 75% tổng số vốn góp của thành viên dự họp tán thành cho các quyết định về sửa đổi điều lệ, tổ chức lại hoặc giải thể.
Điều 59 khoản 2 còn quy định các vấn đề như sửa đổi điều lệ, tổ chức lại và giải thể công ty phải được biểu quyết tại cuộc họp, trừ khi điều lệ quy định khác.
Điều này có nghĩa là nếu một thành viên nắm ít hơn 25% vốn nhưng vẫn muốn có tiếng nói trước các quyết định này, điều lệ cần được soạn để bảo vệ quyền đó, chẳng hạn bằng tỷ lệ riêng. Ngược lại, thành viên nắm đa số cũng nên biết các điều chỉnh tỷ lệ có thể làm chậm các quyết định quan trọng.
Ai ký điều lệ khi đăng ký và khi sửa đổi?
Theo Điều 24 khoản 3, điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có họ tên và chữ ký của chủ sở hữu (công ty TNHH một thành viên), của các thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức (công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc của cổ đông sáng lập tương ứng (công ty cổ phần).
Với điều lệ sửa đổi, Điều 24 khoản 4 quy định người ký là chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty đối với công ty TNHH một thành viên; và người đại diện theo pháp luật của công ty đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần. Khi sửa điều lệ do thay đổi nội dung đăng ký, xem thêm bài thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Một tình huống giả định
Giả định anh B và chị C cùng góp vốn lập công ty TNHH hai thành viên tại Đồng Nai, anh B nắm 70% và chị C nắm 30%. Điều lệ mẫu họ dùng không ghi nguyên tắc định giá phần vốn khi mua lại, không ghi tỷ lệ riêng cho các quyết định quan trọng, và ghi hai người cùng là người đại diện theo pháp luật nhưng không phân chia quyền.
Khi chị C không tán thành nghị quyết tổ chức lại công ty, chị có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn theo Điều 51, nhưng hai bên bất đồng về giá vì điều lệ không nêu nguyên tắc. Đồng thời, vì cả hai cùng đại diện không giới hạn, mỗi người đều có thể ký hợp đồng nhân danh công ty. Phần lớn các tranh chấp này có thể được hạn chế nếu công ty soạn điều lệ công ty kỹ ngay từ đầu, thay vì sao chép một bản mẫu có sẵn.
Những sai sót thường gặp khi soạn điều lệ công ty
- Chép nguyên văn luật. Điều lệ lặp lại luật mà không điền các lựa chọn riêng thì không giải quyết được tranh chấp nào.
- Không ghi người đại diện rõ ràng. Điều 12 khoản 2 buộc điều lệ nêu số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ; thiếu phân chia thì mỗi người đều có thể ràng buộc công ty.
- Bỏ qua tỷ lệ biểu quyết. Mức mặc định 65% và 75% có thể không phù hợp với cơ cấu vốn thực tế.
- Không nêu nguyên tắc định giá khi mua lại. Điều 51 cho phép giá theo nguyên tắc trong điều lệ; thiếu nguyên tắc thì phải thương lượng giá thị trường.
- Quên cập nhật điều lệ. Khi thay đổi vốn, thành viên hay người đại diện, điều lệ cũ trở nên lạc hậu so với đăng ký.
Bài này không nêu mức xử phạt hành chính, lệ phí hay các quy định về công ty cổ phần ngoài Điều 24, và chưa đối chiếu với toàn bộ các văn bản sửa đổi Luật Doanh nghiệp. Hãy kiểm tra lại văn bản hiện hành hoặc hỏi luật sư trước khi chốt điều lệ.
Câu hỏi thường gặp về điều lệ công ty
Điều lệ công ty bắt buộc phải có những nội dung gì?
Điều 24 khoản 2 Luật Doanh nghiệp liệt kê 13 nhóm nội dung, từ tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ đến người đại diện, thể thức quyết định, chia lợi nhuận, giải thể và sửa đổi điều lệ.
Ai ký điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp?
Theo Điều 24 khoản 3, chủ sở hữu hoặc người đại diện của chủ sở hữu ký với công ty TNHH một thành viên; các thành viên là cá nhân, hoặc người đại diện của thành viên tổ chức, ký với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ biểu quyết khác luật không?
Có thể trong phạm vi luật cho phép. Theo nội dung Điều 59 mà chúng tôi đối chiếu, các mức 65% và 75% ở khoản 3 áp dụng khi điều lệ không quy định tỷ lệ khác, còn tỷ lệ lấy ý kiến bằng văn bản ở khoản 5 do điều lệ quy định cụ thể. Nên nhờ luật sư rà soát trước khi ghi tỷ lệ riêng.
Thành viên không đồng ý với nghị quyết có được yêu cầu công ty mua lại vốn không?
Có trong các trường hợp Điều 51 khoản 1 nêu, gồm nghị quyết về sửa đổi quyền, nghĩa vụ của thành viên hoặc Hội đồng thành viên, tổ chức lại công ty và các trường hợp khác ghi trong điều lệ. Yêu cầu phải bằng văn bản và gửi trong 15 ngày.
Có thể dùng điều lệ mẫu không?
Có thể dùng làm điểm khởi đầu khi soạn điều lệ công ty, nhưng cần điều chỉnh theo thỏa thuận thực tế của các thành viên. Điều lệ chỉ chép lại luật thường không giải quyết được các điểm các bên bất đồng.
Công ty có thể sửa điều lệ khi nào?
Điều 24 khoản 2 điểm n yêu cầu điều lệ nêu thể thức sửa đổi. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, mức mặc định theo Điều 59 khoản 3 điểm b là ít nhất 75% tổng số vốn góp của thành viên dự họp tán thành.
Lúc nào cần luật sư soạn điều lệ công ty
Không phải trường hợp nào cũng cần luật sư soạn điều lệ công ty ngay từ đầu, nhưng việc tự soạn điều lệ công ty mà không rà soát kỹ dễ để lại các lỗ hổng như trong tình huống nêu trên.
Với công ty một chủ sở hữu và hoạt động đơn giản, điều lệ mẫu đã điền đầy đủ có thể đủ dùng. Còn khi có từ hai thành viên trở lên, khi có thành viên là tổ chức, khi vốn góp không đồng đều hoặc khi các bên có thỏa thuận riêng, việc soạn điều lệ công ty cần được cân nhắc kỹ trước khi ký.
Công ty Luật Chính Danh tại thành phố Đồng Nai, do Luật sư Giám đốc Phạm Văn Duẩn phụ trách, hỗ trợ soạn điều lệ công ty và rà soát điều lệ theo từng cơ cấu vốn.
Nếu bạn cần soạn điều lệ công ty mới hoặc sửa đổi điều lệ hiện có, nên liên hệ trước khi nộp hồ sơ hoặc tổ chức họp thông qua. Địa chỉ: 8/4 Nguyễn Du, Khu phố Bình Thành, phường Trấn Biên, thành phố Đồng Nai. Điện thoại, Zalo: 0907 399 266. Xem thêm trang tư vấn doanh nghiệp, bài hộ kinh doanh hay công ty hoặc thành lập công ty. Việc tư vấn không bảo đảm trước kết quả giải quyết của cơ quan nhà nước.
Nguồn tham khảo: Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020; Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020; Điều 51 Luật Doanh nghiệp 2020. Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý trực tiếp cho từng vụ việc.